Netherlands nationals: Managementondersteuner/secretarieel medewerker IGG/WA schaal 6

Ministerie van Buitenlandse Zaken

The Hague, Netherlands ūüá≥ūüáĪ

  • Stand¬≠plaats: Rijnstraat 8 te Den Haag
  • Contractduur: 12 maanden muo vast
  • Uren per week: 36
  • Maand¬≠salaris: ‚ā¨2.482 – ‚ā¨3.097
  • Salaris¬≠niveau: schaal 6
  • Niveau: MBO – 4
  • Vakgebied: Administratief / secretarieel
  • Reageren voor: 6 maart 
  • Vacaturenummer: 884
  • Plaatsingsdatum: 15 februari 2023
  • Dienst¬≠verband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Dankzij jou loopt het dagelijkse doen en laten binnen de directie Inclusieve Groene Groei op rolletjes. Collega’s kunnen op je rekenen. Dat is zeker!

De belangrijkste taken zijn secretari√ęle, administratieve en logistieke werkzaamheden. Deadlines halen, het soepel laten verlopen van werkprocessen, de organisatie van ontvangsten en bijeenkomsten doe je klantgericht, nauwgezet en resultaatgericht.

Het secretariaat van de directie Inclusieve Groene Groei. Dit is een multifunctionele service-eenheid waarin alle secretarieel administratieve werkzaamheden zijn ge√Įntegreerd. Je bent flexibel inzetbaar en werkt nauw samen met je collega‚Äôs. Voor het beleidscluster Water (WA) vorm je het eerste aanspreekpunt.

Je gaat werken in een dynamische omgeving, binnen een leuk team met uitdagende en afwisselende werkzaamheden.

Wat zijn zoal jouw werkzaamheden:

  • Je beheert de elektronische postbussen: selecteert en beantwoordt inkomende mail en verzorgt uitgaande post.
  • Je beheert de poststroom/e-mails op wijze van: afdoening, prioriteit, voortgang en procedurele correctheid.
  • Je bewaakt de voortgang van de afhandeling van stukken. Als een termijn overschreden wordt, grijp je in en licht je de collega tijdig in.
  • Je handelt telefoongesprekken af of geeft hier vervolg aan.
  • Je voert de co√∂rdinatie van verschillende zaken binnen het cluster (verlof, dienstreizen etc.).
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel interne collega‚Äôs als externe relaties en zorgt ervoor dat hun vragen worden beantwoord.
  • Je meldt bezoekers aan en begeleidt bezoekers.

Je werkt graag samen met collega’s maar vindt zelfstandig werken ook prettig. Je kunt omgaan met een bepaalde mate van stress om goed te blijven functioneren. Je kunt je gemakkelijk aanpassen en je kunt snel schakelen. Je zet je met volle passie ergens voor in. Je bent je je bewust dat de taken of plichten van zowel jezelf als anderen naar behoren moeten worden uitgevoerd. Je kunt jouw werk overzien en organiseren en stelt daar doelen en prioriteiten in.

Je bent niet gehecht aan een vaste vrije dag en wil graag jouw 36 uur over vijf dagen verdelen of over vier dagen. Als je goed bent ingewerkt behoort één of meerdere dagen thuis werken zeker tot de mogelijkheid.

Wat levert het je op bij een 36-urige werkweek?

  • Een salaris dat afhankelijk van je kennis en ervaring ligt tussen ‚ā¨ 2.482 en ‚ā¨ 3.097;
  • Een individueel keuzebudget (IKB) waarvan je zelf bepaalt hoe je dat wilt inzetten. Je kunt dat laten uitbetalen of fiscaalvriendelijk inzetten voor specifieke doelen zoals de aanschaf van een fiets of lidmaatschap van een fitnessclub. Dit budget vervangt het vakantiegeld en de dertiende maand. Je bouwt 16,37% over je brutosalaris per maand op;
  • Een goede pensioenregeling bij het grootste pensioenfonds van Nederland: het ABP;
  • Een OV-kaart waarmee je woon-werkverkeer met openbaar vervoer voor jou gratis is;
  • 166 vakantie-uren;
  • 64 aanvullende IKB-vakantie-uren;
  • De mogelijkheid om extra verlof op te bouwen;
  • De mogelijkheid om een deel van je werkweek thuis te werken.

Minder uren zijn altijd bespreekbaar! Bovenstaande bedragen en percentages gelden dan naar rato.

Functie-eisen

Je hebt in ieder geval een mbo-opleiding afgerond op niveau 4 in de richting van office management, personal assistent of een vergelijkbare opleiding als supportprofessional.
Met relevante werkervaring van twee jaar of meer op mbo-werk- en denkniveau 4 kun je ook bij ons solliciteren. Ook als jouw ervaring al wat langer geleden is ben je bij ons welkom.

De meeste MS-office programma’s (zoals Outlook, SharePoint, Teams en Excel) zijn je bekend en kan je gebruiken. Andere applicaties die we gebruiken voor bijvoorbeeld archivering kan en wil je graag snel onder de knie krijgen. Het is een pre wanneer je al aantoonbare ervaring hebt met deze of soortgelijke programma’s. Om jou zo effectief mogelijk je rol te laten vervullen krijg je een iPhone en laptop tot je beschikking. Je kan goed overweg met sociale media.

In de internationale werkomgeving van Buitenlandse Zaken is het belangrijk dat je de Nederlandse taal op niveau C1 beheerst. Voor de Engelse taal verwachten we dat je die kan spreken, schrijven en luisteren op B1 niveau en dat je gemotiveerd bent om je verder te ontwikkelen naar B2 niveau.

Kandidaten die binnen de doelgroep Banenafspraak vallen moeten minimaal 32 uur per week kunnen werken.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris¬≠niveau: schaal 6
  • Salaris¬≠omschrijving: Je salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring.
  • Maand¬≠salaris: Min ‚ā¨2.482 ‚Äď Max. ‚ā¨3.097 (bruto)
  • Dienst¬≠verband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract¬≠duur: 12 maanden muo vast
  • Maximaal aantal uren per week: 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • We vragen je te solliciteren via de button ‚Äėsolliciteren op externe site‚Äô.
  • De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken), een selectie-assessment en de taaltoetsen Nederlands en Engels. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
  • De selectiegesprekken vinden plaats in maart.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid 

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Inclusieve Groene Groei is een beleidsdirectie die een leidende rol heeft bij de formulering en uitvoering van het Nederlandse internationale beleid op het gebied van klimaat, water, voedselzekerheid, energie, grondstoffen en polaire vraagstukken. Hierbij staan voorzieningszekerheid, duurzaamheid, effici√ęnt gebruik van natuurlijke hulpbronnen en de overgang naar een CO2-arme economie centraal.

De beleidsmedewerkers zijn ingedeeld in thematische clusters: Klimaat; Water; Voedselzekerheid; en Energie, Grondstoffen en Polair Beleid.
Het Waterteam van BZ richt zich enerzijds op het verbeteren van drinkwater en sanitaire voorzieningen in ontwikkelingslanden, anderzijds op het verbeteren van waterbeheer in stroomgebieden en delta’s. Onze programma’s worden uitgevoerd met verschillende partners in binnen- en buitenland, incl. Nederlandse ambassades. Omdat water nauw is verbonden met andere thema’s, zoals voedsel, klimaat en veiligheid, wordt nauw samengewerkt met andere clusters van IGG en met andere BZ directies. Tevens wordt interdepartementaal samengewerkt op water, waarbij de Internationale Water Ambitie als uitgangspunt dient.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Diversiteit en Inclusie

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. En door een werkcultuur te scheppen waar iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in, onder meer, leeftijd, gender(identiteit), cultuur, religie, achtergrond, geaardheid, (arbeids)beperking, kennis en competenties.


POSITION TYPE

ORGANIZATION TYPE

EXPERIENCE-LEVEL

LANGUAGE REQUIRED

IHE Delft MSc in Water and Sustainable Development