IWRM Grants Manager

International Rescue Committee (IRC)

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With headquarters in Kinshasa and field offices in the provinces of North Kivu, South Kivu, Haut Katanga and Tanganyika, the IRC is one of the largest humanitarian actors in the Democratic Republic of Congo (DRC). The IRC aims to save lives, to strengthen Congolese institutions and to reinforce social cohesion through carefully designed and professionally-implemented programs. The IRC has been working in the DRC since 1996 and currently operates in five core programming areas – primary health care, community-driven reconstruction and local governance, women’s empowerment and the prevention and mitigation of gender-based violence, education, and emergency preparedness and response. These programs reflect IRC’s guiding principles of capacity-building; participation; partnership; protection and promotion of human rights; and holistic programming.

With support from the Dutch Ministry of Foreign Affairs, the IRC seeks to implement the Integrated Water Resource Management (IWRM) “Maji ya Amani” Program[1] in the Ruzizi Plain in collaboration with its partners Search for Common Ground (SFCG) and ZOA. The program’s goal is to reduce conflict and increase stability in the Luberizi groupement of the Ruzizi Plain through increased and more equitable access to land and water for household and agricultural use, and improved governance around the use of land and water resources. The proposed intervention primarily targets the Luberizi groupement and should benefit an estimated 28,800 people. The economic, food security and livelihoods component of the program is comprised of the following approaches: promotion of village-saving loan associations (VSLA), creation of start-up small-scale enterprises for youth and women, promotion of demand-driven agricultural commodities through the Farmer Field Schools (FFS) and the value chain/farming as a business approach. 

Note: This position is contingent upon funding.

Scope of Work:

The IWRM Grants Manager will work with IRC and partner staff to facilitate the production of timely, high quality proposals, amendment requests and reports to the program donor and will provide colleagues with proactive advice on donor and IRC regulations compliance for the IWRM Program. The Grants Manager is also responsible for contractual document management. The Grants Manager will report to the IWRM Program Director, but will work closely with the Deputy Director of Grants and Program Support, Kinshasa-based Technical Directors, Kinshasa-based support staff and the provincial heads of offices. This position will be based in Bukavu, South Kivu Province. Limited travel to Kinshasa may be required.

Responsibilities:

Maintain positive and constructive relationships with the  program donor, in-country and abroad

  • The Grants Manager serves as IRC DRC focal point for the production of donor reports for the IWRM Program; this includes liaison with IRC DRC teams and IRC UK for production, review and submission of reports via the relevant donor interlocutor;
  • Donor reporting requirements are communicated to relevant program and support staff in a timely manner and tracked to yield timely submissions;
  • Donor reports are reviewed for accuracy and quality. This may involve substantial editing, translation and contributing to writing.
  • Donor queries are communicated to relevant team members and addressed in a timely manner;
  • Liaison or representation requirements to donors as the need arises and/or in the absence of regular donor focal points are fulfilled.

Compliance Monitoring

  • A broad and deep understanding of the policies of the Dutch Government and the terms of the IWRM grant agreement as well as IRC regulations and procedures is developed and maintained by the Grants Manager. Relevant program and support staff are trained in these areas with the support of the Deputy Director of Grants and Program Support and the Program Director;
  • Compliance risks/issues are proactively identified and advice is offered to grants focal points and other IRC DRC staff (senior management, finance, procurement, etc.);
  • In collaboration with the Program Director, the Grants Manager ensures that IRC grant management systems (including Grant Opening, Grant Review and Grant Closing meetings) are respected and compliance concerns identified through these systems are addressed in a timely and appropriate manner;
  • The IRC DRC grants information management and filing system is respected and all donor contractual documents, reports, key correspondence etc. are appropriately filed in up-to-date and consistent soft and hard libraries.

Ensure quality and timely proposal revision and opportunity identification

  • Program revisions (issuing and management of timelines and development processes, writing and editing, review, liaison with writers and reviewers etc) are coordinated and completed effectively as requested by the IWRM Program Director and the Deputy Director of Grants and Program Support;
  • The IRC DRC system for handling proposal revisions with management, programs, finance and operations departments to yield timely and quality submissions is understood and respected;
  • Monitoring, research and analysis into donor strategies around peace-building and stabilization is carried out and shared with program staff;
  • As needed, assist in the development of new project proposals for donors, which build upon experience implementing the IWRM Program.

Skills / Experience:

  • Good communicator with strong organizational, time management and analytical skills
  • Excellent inter-personal, cultural and diplomatic skills
  • Fluency in French and English, spoken and written, is essential
  • Superior writing and editing skills. At least one year of previous experience preparing donor reports.
  • Ability to meet juggle competing priorities, meet demanding deadlines and work under pressure
  • Strong computer skills: must be competent in the use of Windows MS office programs (Word, Excel), email programs, etc.
  • Prior professional experience, preferably in Africa in a post-conflict and/or conflict setting;
  • Demonstrated experience in grants management or program development preferred;
  • Technical expertise in health and / or protection / GBV would be advantageous;
  • Prior knowledge of Dutch Government regulations is an advantage.

SECURITY SITUATION / HOUSING

This is an unaccompanied post based in Bukavu, South Kivu, with frequent travel to field locations within South Kivu. Comfortable and secure shared housing is provided by the IRC. The current security situation in eastern DR Congo is unpredictable and complex, but all possible measures are taken by the IRC to ensure staff safety and security.

Contexte

L’International Rescue Committee est l’un des plus importants acteurs humanitaires de la République Démocratique du Congo (RDC), dont le siège est à Kinshasa et les bureaux extérieurs dans les provinces du Nord-Kivu, du Sud-Kivu, du Haut Katanga et du Tanganyika. L’IRC vise à sauver des vies, à renforcer les institutions congolaises et à renforcer la cohésion sociale par des programmes soigneusement conçus et mis en œuvre par des professionnels. L’IRC travaille en RDC depuis 1996 et opère actuellement dans cinq domaines de programmation de base- soins de santé primaires, reconstruction communautaire et gouvernance locale, responsabilisation des femmes et prévention et atténuation de la violence sexuel, éducation et préparation aux situations d’urgence et réponse. Ces programmes reflètent les principes directeurs de l’IRC en matière de renforcement des capacités; participation; partenariat; La protection et la promotion des droits de l’homme; Et la programmation holistique.

Avec le soutien du Ministère néerlandais des Affaires étrangères, l’IRC cherche à mettre en œuvre le programme «Maji ya Amani» de gestion intégrée des ressources en eau dans la plaine de Ruzizi (IWRM), en collaboration avec ses partenaires Search for Common Ground (SFCG) et ZOA. L’objectif du programme est de réduire les conflits et d’accroître la stabilité dans le groupement Luberizi de la plaine de Ruzizi grâce à un accès accru et plus équitable à la terre et à l’eau pour l’usage domestique et agricole et une meilleure gouvernance autour de l’utilisation des terres et des ressources en eau. L’intervention proposée vise principalement le groupement de Luberizi et une estimation de 28 800 personnes devraient en bénéficier. La composante économique, sécurité alimentaire et moyens de subsistance du programme se compose des approches suivantes: promotion des associations villageoises d’épargne-épargne (VSLA), création de petites entreprises de jeunes et de jeunes entreprises, promotion de produits agricoles axés sur la demande Par l’entremise des écoles de terrain des agriculteurs et de la chaîne de valeur et de l’agriculture en tant qu’approche commerciale.

Remarque: Ce poste est subordonné au financement.

Champ d application

Le gestionnaire des subventions de IWRM travaillera avec l’IRC et le personnel des partenaires pour faciliter la production de propositions, de demandes d’amendement et de rapports en temps opportun et de rapports au donateur du programme et donnera aux collègues des conseils proactifs sur la conformité des donateurs de l’ IRC au programme IWRM. Le gestionnaire des subventions est également responsable de la gestion des documents contractuels. Le gestionnaire des subventions fera rapport au directeur du programme de IWRM, mais collaborera étroitement avec le directeur adjoint des subventions et de l’appui aux programmes, les directeurs techniques basés à Kinshasa et les chefs de bureau provinciaux. Cette position sera basée à Bukavu, dans la province du Sud-Kivu. Un voyage limité à Kinshasa peut être nécessaire.

Responsabilites:

Maintenir des relations positives et constructives avec les bailleurs, dans le pays et à l’étranger

  • Le gestionnaire des subventions sert de point focal de la RDC pour la production des rapports des donateurs pour le programme IWRM; Cela inclut la liaison avec les équipes IRC RDC et IRC UK pour la production, l’examen et la soumission des rapports via l’interlocuteur correspondant du bailleur ;
  • Les exigences des bailleurs de fonds sur les rapports sont vite communiqués aux staffs concernés des programmes et de support et le suivi est fait pour soumettre les rapports à temps;
  • Les rapports destinés aux bailleurs sont revus pour l’exactitude et la qualité. Ce qui peut impliquer des modifications importantes, la traduction et la contribution à la rédaction.
  • Les questions posées par les bailleurs de fonds sont communiqués aux membres de l’équipe concernés et traitées à temps;
  • Les exigences de liaison ou de représentation chez les bailleurs, selon le besoin et / ou en l’absence de points focaux réguliers des bailleurs sont remplies.

Suivi de la conformité

  • Le Gestionnaire des subventions développe et maintient une compréhension large et approfondie des politiques du Gouvernement néerlandais et des termes de la convention de subvention de la IWRM ainsi que des règlements et des procédures de l’IRC. Le personnel pertinent du programme et le personnel de soutien est formé dans ces domaines avec l’appui du directeur adjoint des subventions et programmes, et du directeur de programme;
  • Les risques et les questions de conformité sont identifiés de manière proactive et des conseils sont offerts aux points focaux des bourses et aux autres membres du personnel de la RDC (cadres supérieurs, finances, achats, etc.);
  • En collaboration avec le directeur du programme, le gestionnaire des subventions veille à ce que les systèmes de gestion des subventions (y compris l’ouverture des subventions, l’examen des subventions et la clôture des subventions) soient respectés et que les problèmes de conformité identifiés par ces systèmes soient traités en temps opportun;
  • Le système de gestion et de classement des demandes de subvention de l’IRC-RDC est respecté et tous les documents contractuels, rapports, correspondances clés, etc. des donateurs sont dûment déposés dans des bibliothèques douces et rigides à jour et cohérentes.

Assurer la qualité et la révision de la proposition en temps voulu et l’identification des opportunités

  • Les révisions des programmes (publication et gestion des délais et des processus de développement, rédaction et révision, examen, liaison avec les rédacteurs et les réviseurs, etc.) sont coordonnées et complétées efficacement comme l’a demandé le directeur du programme de IWRM et le directeur adjoint des subventions ;
  • Le système de l’IRC-RDC pour traiter les révisions de propositions avec les départements de gestion, de programmes, de finances et d’opérations pour produire des présentations en temps voulu et de qualité est compris et respecté;
  • Le suivi, la recherche et l’analyse des stratégies des Bailleurs des fonds autour de la consolidation de la paix et de la stabilisation sont réalisés et partagés avec le personnel du programme;
  • Si nécessaire, aider à l’élaboration de nouvelles propositions de projets pour les bailleurs de fond, qui s’appuient sur l’expérience de la mise en œuvre du programme IWRM.

Compétences / Expérience

  • Bon communicateur avec de solides compétences organisationnelles, de gestion du temps et d’analyse 
  • Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques
  • La maîtrise du français et de l’anglais, parlé et écrit, est exigée
  • Grandes aptitudes de rédaction et d’édition. Au moins un an d’expérience précédente dans la préparation des rapports destinés aux bailleurs.
  • Capacité à concilier des priorités concurrentes, respecter délais très serrés et à travailler sous pression
  • Solides compétences en informatique: doit être compétent dans l’utilisation des programmes MS Windows Office (Word, Excel), messagerie, etc.
  • Une expérience professionnelle préalable, de préférence en Afrique dans une situation post-conflit et / ou dans un environnement de conflit;
  • Expérience démontrée en gestion dans la gestion des subventions ou l’élaboration des programmes est préférable;
  • Une expertise technique en matière de santé et / ou de protection / GBV serait avantageuse;
  • La connaissance préalable des réglementations néerlandaises est un atout.

SIUATION SECURITAIRE/ LOGEMENT

Il s’agit d’un poste non accompagné basé à Bukavu, dans le Sud-Kivu, avec des déplacements fréquents vers des sites situés au Sud-Kivu. Un logement partagé confortable et sécurisé est fourni par l’IRC [I1]  . La situation actuelle en matière de sécurité dans l’est de la RD Congo est imprévisible et complexe, mais toutes les mesures possibles sont prises par l’IRC pour assurer la sécurité du personnel.


POSITION TYPE

ORGANIZATION TYPE

EXPERIENCE-LEVEL

LANGUAGE REQUIRED