Program Support Coordinator

Haiti National Clean Water Sanitation and Hygiene Initiative (HANWASH)

Port-au-Prince, Haiti 🇭🇹

Home-based/Remote

Coordonnatrice/ Coordonnateur de support au programme – Program Support Coordinator

Titre du poste: Coordonnatrice / Coordonnateur de support au programme
Date de début: 1 décembre 2021
Statut: Employé(e), 40 heures par semaine
Responsable à: Directeur général
Location: Haïti, préférablement à Port-au-Prince, travaillant à distance / de chez vous
Responsabilités de supervision du personnel: Aucun

Qu’est-ce que HANWASH ?

HANWASH est une initiative multipartite qui vise Ă  assurer un accès universel et durable Ă  l’eau potable, Ă  l’assainissement et Ă  l’Ă©ducation Ă  l’hygiène (EPAH) en HaĂŻti.

Dans sa phase pilote, l’Ă©quipe HANWASH gère la livraison d’un portefeuille de projets dans sept communes d’HaĂŻti: Cavaillon, Croix-de-Bouquets, Ferrier, LĂ©ogâne, Les Cayes, Pignon et Terre-Neuve. Jusqu’Ă  prĂ©sent, plus de 1,6 million de dollars de budget ont Ă©tĂ© allouĂ©s aux projets.
Étant une organisation qui regroupe des partenaires, la stratégie de HANWASH est de mobiliser des fonds et de développer un modèle de partenariats qui peut fournir des infrastructures et des services EPAH dans tout le pays conformément aux politiques nationales et aux bonnes pratiques reconnues.

Nos partenaires fondateurs sont le District 7020 du Rotary International, l’ONG locale Haiti Outreach et la Direction nationale de l’eau potable et de l’assainissement (DINEPA) du gouvernement haĂŻtien.
Nous croyons en l’autonomisation communautaire, une collaboration avec nos partenaires et bĂ©nĂ©voles, une planification rĂ©flĂ©chie et une amĂ©lioration continue, l’impact durable et l’engagement Ă  long terme.

Qui est l’Ă©quipe HANWASH ?

HANWASH est composée de bénévoles du Rotary passionnés et expérimentés. Le Rotary International est un réseau mondial de clubs communautaires avec 1,2 million de membres y compris en Haïti où il y a environ 500 Rotariens dans 22 Rotary Clubs et 250 Rotaractiens dans 14 Rotaract Clubs.

Dans le cadre de HANWASH, les membres de la famille Rotary se rĂ©unissent rĂ©gulièrement de manière coordonnĂ©e pour fournir un service bĂ©nĂ©vole, des connaissances techniques, des compĂ©tences commerciales et des contributions financières afin de dĂ©velopper des idĂ©es de projets communautaires en faveur d’un meilleur accès Ă  l’eau et Ă  l’assainissement en HaĂŻti.

L’Ă©quipe comprend 75 bĂ©nĂ©voles organisĂ©s en 11 sous-comitĂ©s, chacune dirigĂ©e par un(e) prĂ©sident(e) et guidĂ©e par un comitĂ© directeur et un directeur gĂ©nĂ©ral. Ces bĂ©nĂ©voles vivent en HaĂŻti, aux États-Unis, au Canada et d’autres pays des CaraĂŻbes; beaucoup se connaissent depuis des annĂ©es et ont dĂ©veloppĂ© de solides amitiĂ©s grâce Ă  un amour partagĂ© pour aider les autres et le service communautaire.

En tant que coordonnatrice / coordonnateur de support au programme, vous travaillerez en Ă©troite collaboration avec l’Ă©quipe, alternant entre l’anglais, le français ou le crĂ©ole, en agissant comme un fil conducteur pour faciliter le flux d’informations, les dĂ©cisions, et les actions.

Que fait la coordonnatrice / le coordonnateur de support au programme ?

Le rĂ´le du coordonnatrice/teur est de fournir un soutien Ă  l’administration et Ă  la coordination Ă  l’Ă©quipe HANWASH pour permettre aux bĂ©nĂ©voles de collaborer entre eux de manière plus efficace et efficiente.
L’Ă©quipe de base comprend 22 ambassadeurs HANWASH situĂ©s dans tout HaĂŻti, 11 prĂ©sidents de sous-comitĂ©s et de nombreux membres de sous-comitĂ©s, ainsi que le directeur gĂ©nĂ©ral.

Les principales responsabilités de ce poste incluraient, par exemple :

  • Assister et soutenir les rĂ©unions du comitĂ© directeur, du sous-comitĂ©, des partenaires et autres au besoin, assurer le suivi des actions, coordonner les flux de travail entre sous-comitĂ©s et aider Ă  la production de rapports mensuels ;
  • Fournir un soutien Ă  l’intĂ©gration des nouveaux membres de l’Ă©quipe ;
  • GĂ©rer les communications entrantes, la sensibilisation gĂ©nĂ©rale et les demandes d’informations (et mettre Ă  jour le système de gestion de la relation client en consĂ©quence) ;
  • Soutenir une bonne gestion des fichiers et l’utilisation d’outils/applications pour le partage de fichiers et la collaboration (Dropbox ou Office 365), y compris le support technique ou du coaching.

Des exemples de tâches peuvent inclure le suivi de projet et du budget, la prise de notes, l’organisation de rĂ©unions, l’intĂ©gration de bĂ©nĂ©voles, l’Ă©dition/la traduction de documents, la gestion de fichiers et les communications internes ou externes selon les besoins. Si elle/il est qualifiĂ©.e, la coordonnatrice / le coordonnateur de support au programme aura la possibilitĂ© d’assumer des responsabilitĂ©s supplĂ©mentaires telles que la gestion du programme et le soutien aux opĂ©rations.

Ce poste relèvera du directeur général et bénéficiera de son soutien et de ses conseils.

What is HANWASH?

HANWASH is a multi-stakeholder initiative working to ensure universal and sustainable access to safe water and sanitation and hygiene education in Haiti.

In its pilot phase, the HANWASH team is managing the delivery of a portfolio of projects in seven communes in Haiti: Cavaillon, Croix-de-Bouquets, Ferrier, Leogane, Les Cayes, Pignon, and Terre-Neuve. So far, more than $1.6 million dollars in planned or actual spending has been allocated to projects.

As an umbrella organization, HANWASH’s strategy is to mobilize funding and develop a model of partnerships that can deliver WASH infrastructure and services throughout the country in line with national policies and recognized good practices.

Our founding partners are Rotary International’s District 7020, the local NGO Haiti Outreach, and the Haitian government’s National Directorate of Potable Water and Sanitation (DINEPA).

We believe in community empowerment, meaningful collaboration with our partners and volunteers, thoughtful planning and continuous improvement, sustainable impact, and long-term commitment.

Who is the HANWASH team?

The HANWASH team is composed of passionate and experienced Rotary volunteers. Rotary International is a global network of community-based clubs with 1.2 million members (Rotarians and Rotaractors) including in Haiti where there are approximately 500 Rotarians in 22 Rotary Clubs and 250 Rotaractors in 14 Rotaract Clubs.

As part of HANWASH, members of the Rotary family regularly come together in a coordinated fashion to provide volunteer service, technical knowledge, business skills, and financial contributions to develop community-driven project ideas in support of greater access to water and sanitation in Haiti.

As of August 2021, the team includes more than 75 volunteers organized into 11 teams, each led by a Subcommittee Chair, and guided by a Steering Committee and an Executive Director. These volunteers live in Haiti, the USA, Canada, and other Caribbean countries; many have known each other for years and developed strong friendships through a shared love for helping others and community service.

As Program Support Coordinator, you will work closely with the team, switching between English, French or Creole, stepping in as connecting thread to facilitate information flow, decisions, and actions.

What does the Program Support Coordinator do?

The role of the Program Support Coordinator is to provide administrative and coordination support to HANWASH to enable volunteers to collaborate amongst themselves more effectively and efficiently.

The core team comprises 22 HANWASH Ambassadors located throughout Haiti, 11 Subcommittee Chairs and many Subcommittee members, and the Executive Director.

The primary responsibilities of this position would include, for example:

  • Attending and supporting Steering Committee, Subcommittee, partner and other meetings as needed, following up on action items/projects, coordinating workflows between Subcommittees, and assisting in monthly reporting;
  • Providing support to the onboarding of new team members;
  • Managing incoming communications, general outreach, and requests for information (and updating the Customer Relationship Management system accordingly); and
  • Supporting good file management and use of software tools/applications for document file-sharing and collaboration (i.e Dropbox, or Office 365), including providing technical support or coaching.

Examples of tasks could include project and budget tracking, minute-taking, meeting organization, volunteer onboarding, document editing/translation, file management, and internal or external communications as needed. If qualified, the Program Support Coordinator will have the opportunity to take on additional responsibilities such as program management and operations support.

This position will report to the Executive Director and have his support and guidance.

Profil

Quel est le profil idéal de la Coordonnatrice / du Coordinateur de support au programme ?

  • Ă€ l’aise avec le travail Ă  distance et de façon autonome en anglais, français et crĂ©ole.
  • BaccalaurĂ©at d’une universitĂ© accrĂ©ditĂ©e
  • Une expĂ©rience d’au moins 3 ans dans le dĂ©veloppement international ou le secteur privĂ©.
  • Excellente comprĂ©hension du travail avec la suite Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
  • Pratique une Ă©coute attentive et active; a la patience d’Ă©couter les gens; peut reformuler avec prĂ©cision les opinions des autres, mĂŞme s’il n’est pas d’accord.
  • Peut mobiliser des ressources (personnes, financement, matĂ©riel, soutien) pour faire avancer les choses ; peut orchestrer plusieurs activitĂ©s Ă  la fois pour atteindre un objectif ; utilise les ressources de manière efficace et efficiente ; organise les informations et les fichiers de manière utile.
  • DĂ©termine avec prĂ©cision la durĂ©e/la difficultĂ© des tâches/projets; fixe des objectifs clairs, rĂ©alistes et mesurables; dĂ©finit les prioritĂ©s/paramètres de temps pour accomplir les tâches/projets; anticipe les obstacles et dĂ©veloppe des contingences pour se rediriger afin que l’Ă©lan ne soit pas perdu.
  • S’engage Ă  rĂ©pondre aux attentes et aux exigences des parties prenantes internes et externes; agit en pensant aux parties prenantes; apprĂ©cie l’importance de fournir un service de haute qualitĂ©.
  • Capable d’Ă©crire clairement et succinctement dans une variĂ©tĂ© de contextes et de styles de communication; peuvent faire passer des messages qui dĂ©clenchent les actions appropriĂ©es.
  • Effectue le travail avec Ă©nergie et dynamisme; apprĂ©cie la planification, mais prendra des mesures rapides et dĂ©cisives lorsqu’une opportunitĂ© se prĂ©sente.
  • Capable de travailler avec une diversitĂ© de personnalitĂ©s, de cultures, de niveaux d’expĂ©rience et de capacitĂ©s et peut apprĂ©cier Ă  la fois la valeur et les contraintes de travailler avec des bĂ©nĂ©voles motivĂ©s qui sont dĂ©sireux d’apprendre et d’aider une bonne cause.

What is the ideal profile of the Program Support Coordinator?

  1. At ease with working remotely and independently in English, French, and Creole.
  2. Bachelor’s degree from an accredited University
  3. At least 3 years’ experience in international development or the private sector.
  4. Excellent understanding of working with the Office 365 suite (Word, Excel, PowerPoint, and more).
  5. Practices attentive and active listening; has the patience to hear people out; can accurately restate the opinions of others even when he or she disagrees.
  6. Can marshal resources (people, funding, material, support) to get things done; can orchestrate multiple activities at once to accomplish a goal; uses resources effectively and efficiently; arranges information and files in a useful manner.
  7. Accurately determines the length and difficulty of tasks/projects; sets clear, realistic, and measurable goals; sets priorities and time parameters to accomplish tasks/projects; anticipates roadblocks and develops contingencies to redirect tasks so momentum is not lost.
  8. Commits to meeting the expectations and requirements of internal and external stakeholders; acts with stakeholders in mind; values importance of providing high-quality customer service.
  9. Able to write clearly and succinctly in a variety of communication settings and styles; can get messages across that instigate appropriate actions.
  10. Performs work with energy and drive; values planning, but will take quick, decisive action when an opportunity presents itself.

Able to work with a diversity of personalities, cultures, experience levels, and capabilities and can appreciate both the value and constraints of working with motivated volunteers who are eager to learn and help a good cause.

Needs of the position

The successful candidate should be able to work from home or other remote location for 40 hours a week, generally during usual business hours. Some flexibility in terms of working hours is desirable, to accommodate meetings with volunteers who may only be available during weekday evenings.

The candidate should have their own computer, a reliable Internet connection, and a smartphone.

Local travel around the Port-au-Prince area may be required a few times a month and occasionally for project activities around the country a few times a year. HANWASH shall cover related expenses.


POSITION TYPE

ORGANIZATION TYPE

EXPERIENCE-LEVEL

DEGREE REQUIRED

LANGUAGE REQUIRED